Регионално управление на образованието - Ловеч РУО - Ловеч

Приложение към Заповед № РД-10-90/20.02.2026 г.
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА УПРАВЛЕНИЕ ЦИКЪЛА НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ НА РЕГИОНАЛНО УПРАВЛЕНИЕ НА ОБРАЗОВАНИЕТО - ЛОВЕЧ ЧРЕЗ ЦЕНТРАЛИЗИРАНАТА АВТОМАТИЗИРАНА ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА „ЕЛЕКТРОННИ ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ“

Раздел I
Общи положения, цел и принципи, обекти и субекти, видове процедури
Чл. 1. (1) С вътрешните правила се уреждат условията и редът за планиране, организация на провеждане на електронните обществени поръчки в Централизираната автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“ (ЦАИС ЕОП), разпределението на задълженията и отговорностите на длъжностните лица, редът за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност на действията/решенията, преди утвърждаване на електронната документация от председателя, както и задълженията за публикуване в ЦАИС ЕОП, осъществяването на контрол на изпълнението на сключените договори, както и отговорностите по архивирането на приключени електронни обществени поръчки.
(2) С настоящите вътрешни правила се цели постигането на пълно съответствие с принципите, условията и редът за възлагане на обществени поръчки, осигуряването на ефективност при разходването на бюджетните, извънбюджетните и европейските средства на РУО - Ловеч, гарантирането на равнопоставеност и недопускане на дискриминация, осигуряване на свободна конкуренция, пропорционалност в процеса на възлагане, публичност и прозрачност.
(3) С настоящите правила се цели създаване на условия, които да не позволяват ограничаване на конкуренцията или да не дават необосновано предимство или необосновано ограничаване на участието на стопански субекти в обществените поръчки.
Чл. 2. Началникът на РУО - Ловеч е възложител на обществени поръчки по смисъла на чл. 5, ал. 2, т. 13 от Закона за обществени поръчки.
Чл. 3. Обществените поръчки се провеждат при условията и реда, предвидени в Закона за обществени поръчки (ЗОП), Правилника за прилагане на Закона за обществени поръчки (ППЗОП) и действащото европейско и национално законодателство.
Чл. 4. Обектите на обществени поръчки са описани в чл. 3 на Закона за обществени поръчки.
Чл. 5. Обектите, които не са обект на обществена поръчка, са описани в чл. 13 и чл. 14 от Закона за обществени поръчки.
Чл. 6. (1) Обществените поръчки се възлагат чрез процедурите по чл. 18, ал. 1 от ЗОП, както и по реда на Глава двадесет и шеста - Събиране на оферти с обява. Покана до определените лица от ЗОП.
(2) В РУО - Ловеч се взема решение за възлагане на обществена поръчка по ЗОП, обективирано в съответния акт на възложителя чрез открита и ограничена процедура винаги, когато не са налице условията за провеждане на състезателен диалог, процедура на договаряне или са налице предпоставките за провеждане на публично състезание или прилагане на реда по Глава 26 от ЗОП за събиране на оферти с обява.

Раздел II
Подготовка за провеждане на процедури
Чл. 7. Началникът на РУО - Ловеч, като Възложител на обществени поръчки поддържа профил на купувача в ЦАИС ЕОП в съответствие с чл. 36а от ЗОП.
Чл. 8. (1) Възложителят осигурява чрез профила на купувача публичност на информацията по чл. 36 от ЗОП и друга относима информация във връзка с възлагането на обществени поръчки.
(2) Документите за всяка обществена поръчка се обособяват в електронна преписка.
(3) При публикуване на документите за обществената поръчка се заличава защитената със закон информация, като се посочва основанието за това.
Чл. 9. (1) Възложителят утвърждава настоящите вътрешни правила за поддържането на профила на купувача, включително за удостоверяването на датата на публикуването на електронните документи в него, при условията и по реда на Закона за електронното управление.
(2) С настоящите вътрешните правила се определя редът, по който се извършва изпращането на документи в Регистъра на обществените поръчки на ЦАИС ЕОП и поддържане на профила на организацията в ЦАИС ЕОП, в съответствие със ЗОП и ППЗОП.
Чл. 10. (1) Прогнозирането на обществените поръчки включва установяване на броя и вида на обществените поръчки съобразно очакваните потребности и финансовия ресурс, който възложителят предвижда да осигури.
(2) При планирането възложителят изготвя график за възлагане на поръчките, като взема предвид: определения ред за възлагане на всяка обществена поръчка, включително вида на избраната процедура, когато е приложимо; времето за подготовка, включително на документацията; времето за провеждане на възлагането, включително за получаване на заявления за участие или на оферти, работа на комисията и сключване на договора, определения ред за възлагане на всяка обществена поръчка, включително вида на избраната процедура, когато е приложимо.
(3) Планирането на потребностите на РУО - Ловеч от възлагане на обществени поръчки се осъществява въз основа на мотивирани заявки от главния счетоводител, съдържащи информация за необходимостта от доставки на стоки и/или предоставяне на услуги. Предложенията следва да бъдат ефективни и оправдани с оглед на крайния очакван резултат и необходимите за това разходи. Предложението следва да е съгласувано с началника на отдел АПФСИО.
(4) В случаите, при които стойността на поръчката е под праговете определени в чл. 20, ал. 4 от ЗОП, може да не се сключва писмен договор, като разхода се доказва, чрез първични платежни документи.
(5) В случаите, при които стойността на поръчката е над праговете определени в чл. 20, ал. 4 от ЗОП, началникът на РУО - Ловеч със съответния акт определя вида на процедурата, съгласно ЗОП.
Чл. 11. (1) Началникът на РУО - Ловеч определя комисия за изготвяне на електронната документация за участие в процедурата, съдържаща техническо задание, критерии за допустимост, методика за определяне на комплексна оценка, специфични технически изисквания и всички необходими приложения към документацията за провеждане на обществена поръчка. Съставът на комисията се определя според спецификата на предмета на обществената поръчка, като в нея задължително участва старши юрисконсултът в РУО - Ловеч или при необходимост се наема външен.
Чл. 12. Отговорни лица за провеждане на процедурите по обществените поръчки:
(1) Началник:
1. Отговаря за цялостна защита на интересите на РУО - Ловеч и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки;
2. Одобрява докладите за откриване на процедури за възлагане на обществени поръчки, като определя срок за изготвяне на документация и обявление за обществената поръчка;
3. Подписва решението за откриване на процедурата, утвърждава изготвената документация и обявлението/поканата за обществената поръчка;
4. Подписва заповед за откриване на процедура за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана;
5. Подписва заповед за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на постъпилите предложения;
6. Подписва решения за удължаване на срока за получаване на оферти или на срока за получаване на заявления за участие, в случаите, определени в ЗОП и актовете по прилагането му;
7. Подписва поканите за участие, когато съответната процедура изисква такива;
8. Утвърждава протокола от работата на комисията, назначена за разглеждане и оценка на офертите, събрани по реда за възлагане на обществени поръчки чрез публични покани;
9. Подписва решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител, респективно - решението за прекратяване на процедурата;
10. Подписва и всички допълнителни документи във връзка с процедурата по провеждане на обществени поръчки;
11. Подписва договорите за възлагане на обществена поръчка.
(2) Главен счетоводител:
1. Изготвя мотивиран доклад въз основа на изготвените завки по чл. 10 ал. 3 от настоящите правила до началника на РУО - Ловеч за необходимостта от строително-ремонтни дейности, доставка на стоки и предоставяне на услуги;
2. Изготвя доклади до началника на РУО - Ловеч за стартиране на процедури по ЗОП;
3. Изготвя план-график на планираните за провеждане обществени поръчки за всяка календарна година;
4. Контролира изпълнението на утвърдения план-график за провеждане на обществените поръчки;
5. Участва в комисии за разглеждане, оценка и класиране на подадени оферти на основание на заповед на началника на РУО - Ловеч;
6. Подписва договорите с изпълнителите на обществени поръчки, преди тяхното сключване;
7. Съставя, комплектова и съхранява в сроковете, предвидени в ЗОП, досие за всяка проведена обществена поръчка;
8. При необходимост от ползване на досието следи за движението и връщането му, като отразява в контролен лист датата на вземане, датата на връщане и лицето, на което е предоставено;
9. Осигурява достъп до протоколите от проведените обществени поръчки при поискване от страна на участник, при спазване изискванията на ЗОП;
10. Съхранява досиетата по образуваните дела, свързани с оспорване на решенията в процедури по обществени поръчки;
11. Контролира изпълнението на сключените договори за обществени поръчки.
12. Подготвя за Агенцията по обществените поръчки годишна обобщена информация за проведените процедури през изтеклата календарна година съгласно изискванията на ЗОП и ППЗОП;
13. Следи за освобождаване на гаранциите за участие на участниците в срок, съгласно разпоредбите на ЗОП;
14. В срок до 31 март на всяка година, следваща отчетната, изпраща обобщена информация за всички разходвани средства във връзка с обществени поръчки по чл. 20, ал. 4 и ал. 6 от ЗОП.
(3) Финансов контрольор:
1. Проверява законосъобразността на решенията за поемане на задължения и извършване на разходи в РУО - Ловеч;
2. Съгласува докладите за стартиране на процедури за провеждане на обществени поръчки, като се произнася и по отношение на бюджетното осигуряване на разхода по поеманото задължение;
3. Подписва документацията, включително решенията и обявленията за участие в процедурите по ЗОП, преди обявяването им;
4. Попълва и подписва контролни листове - преди утвърждаване на документацията за обществената поръчка, издаване на решение за класиране на участниците и/или решение за прекратяване на процедурата;
5. Извършва преглед за законосъобраност на проведените процедури за обществени поръчки;
6. Попълва и подписва контролен лист преди извършване на всяко разплащане по договор за изпълнение на обществена поръчка, като се произнася и по съответствието на разхода с поетото задължение.
(4) Старши юрисконсулт в РУО - Ловеч или външен юрист:
1. Отговаря за правилното определяне на правните основания за откриване на процедурите и законосъобразното им провеждане по смисъла на ЗОП;
2. Отговаря за изготвянето на проекта на решение за откриване на процедура и за изготвяне и комплектоването на документацията;
3. Подготвя обявления/покани за открити процедури по възлагане на обществени поръчки за публикуване на информацията в Централизираната автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки“ (ЦАИС ЕОП/платформата) и в официалния вестник на Европейската комисия, в случаите, когато това е необходимо;
4. Изготвя документацията за участие в процедурите за възлагане на обществени поръчки. При необходимост предлага на началника на РУО - Ловеч наемане на външни специалисти и експерти в съответните области за определяне на техническото задание и специфичните изисквания към участниците в процедурата;
5. Участва в комисии за разглеждане, оценка и класиране на подадени оферти, на основание заповед на началника на РУО - Ловеч;
6. Подготвя проекти на договори, заповеди и решения, свързани с провеждането на процедура по възлагане на обществени поръчки;
7. Подготвя отговори по постъпили запитвания от кандидати/участници в законоустановените срокове;
8. Изпраща информация за всеки сключен договор за обществена поръчка (за неговото изпълнение или прекратяване) до Агенцията по обществените поръчки за вписване в Регистъра за обществени поръчки, съгласно изискванията на ЗОП и до Европейската комисия, в случаите, когато това е необходимо, както и всяка друга информация до Агенцията по обществените поръчки, предвидена със ЗОП и ППЗОП;
Чл.13. (1) Комисията за разглеждане, оценка и класиране на постъпили оферти:
1. Провежда заседания за отваряне, разглеждане и оценяване на оферти по конкретна обществена поръчка;
2. Съставя протоколи за проведените заседания, които се подписват от всички членове на комисията. В случай на особено мнение от страна на член на комисията, същият отбелязва това в протокола и излага своите мотиви;
3. При необходимост изисква от участниците представяне на допълнителни документи и разяснения;
4. Отстранява участници при неизпълнение на изискванията на ЗОП и утвърдената документация;
5. Изготвя протокола за класиране на офертите и определяне на изпълнител на обществената поръчка.
6. Определя размера на гаранциите за участие и изпълнение, съгласно изискванията на ЗОП;
(2) Комисията изготвя документация за участие и информация за обществената поръчка в съответствие с разпоредбите на ЗОП и Правилника за прилагане на закона. Окончателният вариант на една документация, трябва да съдържа:
а) пълно описание на обекта на поръчката, включително по обособени позиции;
б) техническите спецификации;
в) минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти, а в случаите по чл. 53 от ЗОП - и минималните изисквания на вариантите към офертите, които са част от номенклатурите в обособените позиции;
г) методика за определяне на комплексната оценка на офертата, включително показателите и относителната им тежест, точни указания за определяне на оценката по всеки показател и за определяне на комплексната оценка на офертата (когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта);
д) изисквания към участниците/кандидатите за икономическо и финансово състояние, технически възможности и/ или квалификация;
е) образци на документи, както и указания за подготовката им;
ж) условия за изпълнение на поръчката: срок, начин и място на изпълнение на поръчката; предлаган размер на гаранцията за участие и изпълнение; срок на валидност на офертите;
з) проект на договор, който следва да съдържа елементите на чл. 69 от ППЗОП.
(3) Изготвената документация от комисията се предоставя на Възложителя. След утвърждаване на документацията и подписване на решение за откриване на обществена поръчка, началникът на отдел АПФСИО подготвя, окомплектова и предава на длъжностно лице (външен експерт), на което е възложено изготвянето на документите и въвеждането на информацията за обществените поръчки в ЦАИС ЕОП.
Чл. 14. Преди започване на работата си членовете на комисията подписват декларация по чл. 103, ал. 2 от ЗОП.
(2) Членовете на комисията декларират липса на конфликт на интереси и безпристрастност.
(3) При настъпване на промяна в декларираните обстоятелства съответният член уведомява незабавно възложителя.
Чл.15. Председателя на комисията за разглеждане, оценка и класиране на постъпили оферти:
1. Организира и ръководи работата на комисията;
2. Отговаря за законосъобразното и в съответствие с утвърдената документация провеждане на процедурата;
3. Отговаря за срочното извършване на оценката на постъпилите предложения, съгласно заповедта за назначаване на комисията;
4. Подписва протокола от работата на комисията.
Чл.16. (1) Технически лица (външни експерти), привлечени за участие в комисии за разглеждане и оценка на подадени оферти, когато са необходими специални знания и компетенции:
1. Разглеждат постъпилите технически предложения, допуснати до оценка и извършват техническа оценка на постъпилите предложения, съгласно методиката за оценка от утвърдената документация, а в случаите на процедурите на договаряне участват в преговорите с поканените кандидати;
2. Подписват протокола от работата на комисията.
Чл. 17. (1) Възложителят издава Решение за откриване на процедурата за възлагане на обществена поръчка - по образец, което съдържа:
1. наименование на възложителя;
2. номер, дата и правно основание за издаване на акта;
3. посочване на вида на процедурата и предмета на поръчката;
4. прогнозната стойност на поръчката - когато е приложимо;
5. мотиви - в случаите, когато се изискват;
6. разпоредителна част, чието съдържание включва одобряване на съответните документи, свързани с провеждане на процедурата;
7. пред кой орган и в какъв срок може да се обжалва;
8. име и фамилия, длъжност и подпис на лицето, издало акта.
(2) Решението е индивидуален административен акт, който се създава чрез платформата по чл. 39а, ал. 1 от ЗОП като електронен документ при спазване на изискванията на закона. За номер на решението се счита номерът, генериран от платформата, а за дата на издаване - датата на електронния подпис на възложителя, а при повече възложители - датата на последно положения електронен подпис. Номерът и датата на решението са видими като данни в отделна електронна форма, която е неразделна част от решението.
Чл. 18. (1) Възложителят отстранява кандидат или участник при наличие на основанията по чл. 54 и чл. 55 от ЗОП.
(2) При проверката на основанията се прилагат и разпоредбите на Наказателния кодекс, включително чл. 114а - 114т НК, когато са относими към задължителните основания за отстраняване.
(3) Проверката се извършва чрез Единния европейски документ за обществени поръчки (ЕЕДОП), официални регистри и други допустими източници.
(4) Резултатите от проверката се отразяват в протоколите на комисията.
Чл. 19. (1) Решението за откриване на процедурата, както и съответния вид обявление за оповестяване на откриването й не са елемент на документацията. Обявлението и решението се изготвят в съответствие с утвърдените образци от АОП.
(2) Документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка се изготвя в съответствие с чл. 31 от ЗОП.

Раздел III
Провеждане на обществена поръчка
Чл. 20. (1) Обществените поръчки се провеждат електронно, чрез уеб-базираната ЦАИС ЕОП, където се намира и публичния профил на купувача на възложителя.
(2) Участник в обществените поръчки може да бъде всяко българско или чуждестранно физическо или юридическо лице, или техни обединения, както и всяко друго образувание. Юридическите лица се представляват от лицето или лицата с представителна власт по закон или от изрично упълномощени лица. Когато се представляват от друг, физическите лица действат съгласно Указанията в Ръководството за стопанските субекти - кандидати и участници в обществени поръчки, който се намира в ЦАИС ЕОП и може да бъде изтеглен оттам след регистрация.
(3) В процедурите за електронно възлагане на обществени поръчки може да участва всеки, който отговаря на предварително обявените условия и се е регистрирал в ЦАИС ЕОП. Конкретните стъпки за участие в електронна процедура в ЦАИС ЕОП, като създаване и подаване на оферта, изпращане на искане за разяснение по документацията са описани в Ръководството за стопанските субекти - кандидати и участници в обществени поръчки.
(4) Офертата се попълва и подава по електронен път чрез ЦАИС ЕОП. Подаването на оферта е възможно единствено в установения от Възложителя срок, който е обявен в обявлението за обществената поръчка и е визуализиран в текущата фаза на процедурата и в нейния график. Създаването на електронната оферта и нейното попълване става в системата съгласно стъпките и дадените указания в „Ръководството за стопанските субекти - кандидати и участници в обществени поръчки", което всеки участник може да изтегли от системата ЦАИС ЕОП.
(5) Изпращането на документи и съобщения между възложителя и участниците се осъществява чрез ЦАИС ЕОП съгласно чл. 39а, ал. 1 от ЗОП и правилата за нейното използване.
(6) Срокът за подаване и отваряне на офертите е посочен в обявлението и в секция „График“ в ЦАИС ЕОП.
(7) Участници, които не са декриптирали своите оферти в сроковете посочени в секция „График" в ЦАИС ЕОП, се отстраняват от участие на основание чл. 107, т. 5 от ЗОП, тъй като съдържанието им остава криптирано и не е достъпно за оценителната комисия.
Чл. 21. (1) Началникът на РУО - Ловеч издава заповед за назначаване на комисия за провеждане на обществената поръчка, която се състои от нечетен брой членове.
(2) Със заповедта се определят поименния състав и лицето, определено за председател, сроковете за извършване на работата, място на съхранение на документите, свързани с обществената поръчка, до приключване работата на комисията, когато е приложимо.
Чл. 22. Действията на комисията се протоколират. Решенията на комисията се вземат с мнозинство от членовете й, а когато член на комисията е против взетото решение, той подписва протокола с особено мнение и писмено излага мотивите си.
Чл. 23. Протоколите от работата на комисията и докладът по чл. 103, ал. 3 от ЗОП се предоставят на началника на РУО - Ловеч за утвърждаване.
Чл. 24. (1) Комисията приключва своята работа с приемането на протоколите и доклада по чл. 103, ал. 3 от ЗОП от началника на РУО - Ловеч.
(2) Докладът за резултатите от работата на комисията съдържа: състав на комисията, кандидатите и участниците в процедурата, класиране на участниците, предложение за сключване на договор с класирания на първо място участник, когато е приложимо, а в случай на прекратяване на процедурата - посочване на правното основание и съответни мотиви. Когато е приложимо - предложение за отстраняване на кандидати или участници заедно със съответните мотиви, както и описание на представените мостри, снимки или макети.
(3) Докладът на комисията се подписва от всички членове и се предоставя на председателя заедно с цялата документация, включително всички документи, изготвени в хода на работа на комисията, като протоколи, оценителни таблици, мотивите за особените мнения, представените мостри, макети и/или снимки и др.
Чл. 25. В петнадесетдневен срок от получаването на доклада (чл.106, ал. 3 от ЗОП), началникът на РУО - Ловеч го утвърждава или го връща на комисията с писмени указания, когато информацията в него не е достатъчна за вземането на решение за приключване на процедурата, и/или констатира нарушение в работата на комисията, което може да бъде отстранено, без това да налага прекратяване на процедурата.
Чл. 26. Указанията не могат да насочват към конкретен изпълнител или към определени заключения от страна на комисията, а само да указват каква информация трябва да се включи, така че да са налице достатъчно мотиви, които обосновават предложенията на комисията или да указват нарушението, което трябва да се отстрани.
Чл. 27. Комисията представя на председателя нов доклад, който съдържа резултатите от преразглеждането на действията й. В 10-дневен срок от утвърждаване на доклада, възложителят издава решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата.

Раздел IV
Определяне на изпълнител на обществена поръчка
Чл. 28. (1) Началникът на РУО - Ловеч в срок до 10 работни дни след приключване на работата на комисията, издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител.
(2) Решението за класиране на участниците, се изготвя от длъжностното лице/ външен експерт, определен да въвежда информация за поръчката в ЦАИС ЕОП, в съответствие с шаблонните образци в ЦАИС ЕОП. В решението се посочват:
1. всички класирани участници в низходящ ред;
2. отстранените в процедурата участници и оферти, както и мотивите за тяхното отстраняване;
3. избраният за изпълнител на обществената поръчка участник.
Чл. 29. След влизането в сила на решението за определяне на изпълнител, се изпраща електронно съобщение чрез секция „Съобщения и разяснения" до класирания на първо място участник в обществената поръчка, в която се посочва срок за представяне на документи за сключване на договор.

Раздел V
Прекратяване на процедура за възлагане на обществена поръчка
Чл. 30. Началникът на РУО - Ловеч взема решение за прекратяване на процедурата с мотивирано решение при условията и по реда на чл.110 от ЗОП.
Чл. 31. Началникът на РУО - Ловеч може да отмени решението за избор на изпълнител след влизането му в сила, но преди сключването на договора, и да издаде решение за прекратяване на процедурата, когато възникнат обстоятелствата по чл. 110, ал. 1, т. 4, 6 и 8 или чл. 110, ал. 2, т. 4 от ЗОП.
Чл. 32. Прекратена обществена поръчка се архивира електронно.

Раздел VI
Договор за обществена поръчка
Чл. 33 (1) Договорът за обществена поръчка се сключва след влизане в сила на решението за определяне на изпълнител при условията на чл. 112 от ЗОП.
(2) Възложителят сключва с определения изпълнител писмен договор за обществена поръчка при положение, че избраният за изпълнител участник задължително представя документи, удостоверяващи липсата на основания за отстраняване, включително и за третите лица и подизпълнителите, ако има такива на основание чл. 112, ал. 1, т. 2 или т. 4 от ЗОП.
(3) Преди подписването на договора, се извършва предварителен контрол за законосъобразност, като същия се съгласува и със старшия счетоводител.
Чл. 34. (1) Възложителят публикува обявление за възложена поръчка чрез ЦАИС ЕОП в сроковете и при условията на чл. 29 от ЗОП и съответните разпоредби на ППЗОП.
(2) Публикуването на информацията за договорите на основание чл. 194 ал. 4 от ЗОП: Възложителят в 30-дневен срок от сключването на договор изпраща информация за публикуване чрез платформата на основание чл. 39а от ЗОП.
Чл. 35. Възложителят публикува обявление след приключване на изпълнението или след прекратяване на договор за обществена поръчка, сключен в резултат от проведена процедура по ЗОП на основание чл. 29 от ЗОП. Срокът започва да тече от прекратяване на договора или приключване на изпълнението му с извършване на последното действие с предоставяне на уговорения резултат, или от извършване на последното дължимо плащане - в зависимост от това кое обстоятелство настъпи последно (чл.72 от ППЗОП).
Чл. 36. Отговорното длъжностно лице/външен експерт за провеждане на процедурата подготвя за изпращане в ЦАИС ЕОП и за публикуване, обявление за възлагане на поръчка в срок до тридесет дни след сключване на договор за обществена поръчка или рамково споразумение, а в случаите на прекратяване на процедурата в седмодневен срок от влизането в сила на решението за прекратяване на процедурата.
Чл. 37. Същото лице изпраща до агенцията информация в едномесечен срок след приключване изпълнението на договор за обществена поръчка или след предсрочното му прекратяване.
Чл. 38. За всички неуредени въпроси във връзка със сключването, изпълнението и прекратяването на договорите за обществена поръчка се прилагат разпоредбите на Търговския закон и на Закона за задълженията и договорите.

Раздел VII
Възлагане на обществени поръчки чрез събиране на оферти с обява или покана до определени лица
Чл. 39. Началникът на РУО - Ловеч открива възлагането на поръчка на стойност по чл. 20, ал. 3 от ЗОП с публикуване в РОП на обява за събиране на оферти или отправяне на покана до определени лица. Всички действия за публикуване и разглеждане на оферти по чл. 20, ал. 3 от ЗОП се извършват в съответствие с чл. 13 от настоящите правила.
Чл. 40. Поканата се изготвя от длъжностно лице/външен експерт след представяне от началника на РУО - Ловеч на пълното описание на обекта на поръчката, за която е необходимо изпълнението чрез публичната покана.
Чл. 41. Поканата се изготвя по образец и съдържа най-малко следната информация:
1. Наименование на възложителя
2. Обект, предмет и кратко описание на поръчката
3. Критерии за подбор, когато е приложимо
4. Срок за подаване на офертите
5. Срок на валидност на офертите
6. Критерия за възлагане, включително показателите за оценка и тяхната тежест
7. Дата и час на отваряне на офертите
8. Обособени позиции, когато е приложимо
9. Друга информация, когато е приложимо
Чл. 42. Към поканата се предоставя допълнителна информация и документация, която съдържа най-малко следната информация: описание предмета на поръчката; ценово предложение; образец на количествена сметка при извършване на СМР; проект на договор при необходимост.

Раздел VIII
Контрол по изпълнението на договор за обществена поръчка
Чл. 43. Контрол по изпълнението на договора за обществена поръчка се осъществява от главния счетоводител и от началника на РУО - Ловеч.
Чл. 44. (1) При договори за доставка и услуга, за които са договорени конкретни стойности, задължително се изготвят приемно - предавателни протоколи, с които се удостоверява доставката на стоки или извършването на услуги.
(2) При договори за строителство задължително се изготвят Акт образец № 19 за СМР и всички необходими документи, характеризиращи строителството, с които се удостоверява завършването на дадения етап или цялото строителство.
Чл. 45. След приключване на договора за обществена поръчка главният счетоводител изготвя справка за платените средства по договора за целия период на неговото действие. Справката се придружава с копия от фактурите и платежните нареждания.
Чл. 46 (1) При изпълнение на договорите се осъществява контрол за недопускане на неправомерна облага по смисъла на § 2 от Допълнителните разпоредби на ЗОП във връзка с чл. 98 от Закона за Сметната палата.
(2) Финансовият контрольор попълва контролен лист преди всяко разплащане.

Раздел IX
Досие на обществена поръчка. Срокове и ред за съхранение на документацията
Чл. 47. (1) За всяка обществена поръчка се поддържа електронно досие в ЦАИС ЕОП с цел осигуряване на документална проследимост (одитна пътека) по отношение на всички извършени действия и решения, както и на действията на комисиите за възлагане на обществени поръчки, независимо дали поръчките се възлагат с електронни средства.
(2) Електронното досие осигурява пълна одитна следа, включваща всички решения, протоколи, кореспонденция, договори, изменения и документи по изпълнението и плащанията.
Чл. 48. (1) Електронното досие на обществената поръчка се съхранява в платформата по чл. 39а, ал. 1 от ЗОП за срок 5 години от годината, в която е приключило изпълнението на договора или е прекратено възлагането. След изтичането на този срок те се архивират за срок 5 години в съответствие със Закона за електронното управление.
(2) Когато се съхраняват документи на хартиен носител като част от досието или досието е на хартиен носител, срокът за съхранение е 5 години от датата на приключване изпълнението на договора или от датата на прекратяване на възлагането.

Раздел X
Органи и длъжностни лица, отговарящи за провеждането на процедурите по обществени поръчки
Чл. 49. Началникът на РУО - Ловеч - възложител на обществени поръчки:
1. Отговаря за цялостната защита на интересите на РУО - Ловеч и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществени поръчки.
2. Подписва решението/заповедта за откриване на процедурата и утвърждаване на изготвената документация и обявлението за обществена поръчка след тяхното съгласуване по реда, определен във вътрешните правила.
3. Подписва поканите за участие в обществена процедура.
4. Подписва заповедта за назначаване на комисия за отваряне, оценка и класиране на постъпилите оферти.
5. Утвърждава протоколите и доклада от работата на комисията.
6. Подписва решението за класиране на участниците и определяне на изпълнител, респективно решението за прекратяване на процедурата.
7. Подписва поканата за сключване на договор до определения за изпълнител на поръчката участник.
8. Подписва договорите за възлагане на обществената поръчка.
9. Възлага със заповед задълженията за подготовка и провеждане на процедури по ЗОП, в случай на необходимост.
10. Отговаря за пълното съответствие на проведената процедура и изготвената документация във връзка с нея със ЗОП, ППЗОП, ТЗ, ЗЗД и относимите към процедурата закони и подзаконови нормативни актове.
Чл. 50. Главният счетоводител:
1. При извършване на разплащане по договора се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение.
2. Контролира финансовото изпълнение на договорите.
3. Отговаря за целесъобразността на поеманите задължения и извършваните разходи пред компетентните органи.
4. Отговаря за своевременното освобождаване или задържане на гаранциите на изпълнителите, съгласно определените срокове и условия в договора за възлагане на поръчката.
5. Преди осчетоводяването на разхода извършва проверка на предоставената му фактура придружена от Приемо-предавателен протокол.
6. Отговаря за своевременното и точно отчитане на разхода.
7. Отговаря за своевременното изпращане на обобщена информация до АОП на основание чл. 230, ал. 1, т. 7 от ЗОП.
Чл. 51. Старши юрисконсултът извършва отговаря за стриктното спазване на законите и законосъобразността на поеманите задължения от РУО - Ловеч като извършва преглед за законосъобразност на всички документи и процедури по изпълнението на обществените поръчки.
Чл. 52. Длъжностно лице/старши юрисконсулт/външен експерт, на което е възложено изготвянето на документите и въвеждането на информацията за обществените поръчки в ЦАИС ЕОП:
1. Изготвя електронната документацията за обществената поръчка.
2. Изготвя решението за откриване на процедурата и подлежащата на обявление информация за обществената поръчка.
3. Отговаря за всички действия в ЦАИС ЕОП за съответната поръчка.

Раздел XI
Заключителни разпоредби
§ 1. Настоящите вътрешни правила за провеждане на обществени поръчки в РУО - Ловеч, са разработени и в съответствие с изискванията на чл. 1 от ЗОП.
§ 2. Промени във Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки се извършват по преценка на началника на РУО - Ловеч и при промени в условията и нормативната база за провеждане и организация на обществени поръчки.
§ 3. Настоящите вътрешни правила влиза в сила от датата на тяхното утвърждаване със заповед на началника на РУО - Ловеч и отменят утвърдените със Заповед № РД-10-395/07.11.20216 г. Вътрешни правила за управление цикъла на обществените поръчки в РУО - Ловеч.
§ 4. За неуредените въпроси в настоящите Вътрешни правила се прилагат разпоредбите на Закона за обществените поръчки, Правилника за прилагане на Закона за обществени поръчки и действащото европейско и национално законодателство.
§ 5. Настоящите правила се прилагат в съответствие с действащите разпоредби на Закона за обществените поръчки, Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки, Наказателния кодекс, Закона за Сметната палата и Закона за Националния архивен фонд.